L’AGORAH recrute en CDI : un(e) assistant(e) administratif(ve)

L’AGORAH, agence d’urbanisme de La Réunion, produit et anime pour le compte de ses adhérents (Conseil Régional, Etat, EPCI, bailleurs sociaux, etc.), des réflexions stratégiques et prospectives d’aménagement participant à la construction du futur projet de territoire. En s’appuyant sur ses principes fondateurs que sont l’observation, l’expertise et l’animation de centres de ressources, l’agence propose des études couvrant les champs de l’urbanisme, de l’environnement, et de l’habitat.

L’agence recrute aujourd’hui un(e) assistant(e) administratif(ve), en CDI.

Tous les salariés de l’AGORAH dépendent de la Direction de l’agence, et les chargé(e)s d’études et assistant(e)s d’études sont rattachés hiérarchiquement à des responsables de pôles thématiques, pilotes d’une activité dédiée. Le présent poste d’assistant(e) administratif(ve) est directement rattaché hiérarchiquement à la Responsable Administrative et Financière de l’agence.

Missions :

Assistance sur le volet administratif :

  • Assurer l’accueil physique et téléphonique de l’agence
  • Réceptionner les documents internes, les copier/scanner et les trier dans les dossiers papiers et le réseau informatique
  • Réceptionner les appels, bien prendre les messages et les rediriger aux bons interlocuteurs
  • Rédiger et mettre en forme les courriers simples de l’association, les soumettre pour signature
  • Rédiger des comptes rendus, des mails d’information, et préparer des emailings
  • Gérer le courrier, l’affranchissement, le suivi, etc.
  • Accueillir les partenaires, les fournisseurs, les salariés et informer les salariés des rendez-vous
  • Appuyer l’équipe de l’agence dans la rédaction, la formalisation ou la préparation de certains supports administratifs ou de certains dossiers

Assistance sur les volets gestion et ressources humaines :

  • Assistance sur le suivi des contrats
  • Rédiger les attestations et certificats de travail
  • Apporter un soutien logistique dans les processus de recrutement de l’agence
  • Aider à la saisie des arrêts maladie, des demandes de formation et des convocations
  • Aider à la préparation des déplacements (réservation de billets, hôtels, etc.)
  • Réalisation des formalités auprès des divers organismes pour les affiliations (mutuelle, prévoyance, formation)
  • Etablir les inventaires de fournitures et suivre certains dossiers fournisseurs

 

Assistance sur le volet comptabilité :

  • Recueillir des pièces comptables (factures, reçus de cartes bancaires, cotisations), enregistrement et classement
  • Pré-saisir certaines données (comptable et paie) et faire le reporting dans les tableaux de suivi
  • Préparer des documents pour les interventions des prestataires comptables en amont des instances de l’agence

Compétences :

  • Bonne maitrise de la communication orale et écrite, ainsi que des techniques rédactionnelles
  • Qualités requises : sens du travail en équipe, rigueur et concentration, dynamisme et réactivité
  • Savoir transmettre l’information de manière fiable et précise
  • Savoir gérer son temps
  • Maitrise de la bureautique et de l’outil informatique (en particulier les logiciels Word, Excel, Powerpoint)
  • Discrétion et respect de la confidentialité

Caractéristiques du poste :

  • Contrat à durée indéterminée, avec période préalable d’essai ;
  • Lieu de travail : La Réunion – Saint-Denis ;
  • Rémunération en fonction du profil et de l’expérience du/de la candidat(e) ;
  • Prise de fonction dès que possible.

Date limite de dépôts des candidatures :

le mercredi 06 février 2019

Sous la référence : Recrutement 13-19

Réponse (lettre de motivation + CV) par mail à : recrutement@agorah.com

Fabienne SOUMILA

Assitante Générale

Nos partenaires